Как отметить день рождения компании: идеи, правила и подсказки

Юбилей компании — одно из важнейших ежегодных мероприятий для любой сферы бизнеса. Как часть корпоративной культуры и инструмент event-маркетинга подобное событие может и сплотить рабочую команду, и укрепить имидж бренда. Впрочем, некоторые компании сторонятся масштабной организации таких праздников, поскольку мало осведомлены о разнообразии event-форматов для корпоративного дня рождения.

Сегодня мы поговорим о том, как можно подготовиться к юбилею бренда без рисков для репутации и негативной обратной связи гостей, но с реальной пользой для бизнеса.

1. Определяемся с базовыми вещами
Организация юбилея бренда держится на трех китах и одной черепахе. Это задачи мероприятия, целевая аудитория ивента, формат и, разумеется, самое основное — бюджет. Каждая из этих вещей взаимосвязана друг с другом. Для начала надо понять, зачем вообще нужно проводить событие: порадовать сотрудников, заявить о своей успешности на рынке, сделать ивент шумным инфоповодом и т.д. Потом вы работаете с портретом гостей: кто это, чего ждут эти люди от мероприятия, каковы их вкусы и предпочтения и пр.

Исходя из первых двух пунктов, можно уже представить, каким будет юбилей: деловым и серьезным, веселым и развлекательным, светским и модным и т.д. Не забудьте сразу определить продолжительность ивента, его дату и время проведения. Затем надо прописать основные статьи расходов с примерными суммами, т.е. составить приблизительную смету.

2. Работа со сценарием
Программа юбилейного мероприятия обычно комбинируется из нескольких частей: торжественная и официальная, досуговая и интерактивная, свободная и неформальная и т.д. Например, вы можете запланировать несколько выступлений руководителей на сцене, а потом, если мероприятие будет внутренним корпоративным, перейти к тематическим активностям, связанным с историей и культурой компании. Или же можно предложить всем собравшимся яркую шоу-программу, которая будет включать концерт известных исполнителей, танцевальные номера и т.д. Главное — четко соблюдать тайминг и заранее уведомить аудиторию о программе хотя бы в общих чертах.

3. Подготовка площадки
Выберите для юбилея место, которое подходит по размеру, т.е. будет максимально вместительным, и соответствует запланированной атмосфере мероприятия. Учитывайте также технические требования составленной программы, внутреннюю навигацию гостей и персонала и транспортную доступность (удаленность от центра, наличие парковки, стоимость трансфера и др.).

Декор площадки должен отражать бренд и тематику праздника. Используйте фирменные цвета, логотипы, баннеры, фотозоны. Не забудьте о грамотном зонировании локации: от приветственной стойки и сценического пространства до зоны фуршета и лаунджа.

Напоследок, убедитесь, что площадка соответствует требованиям пожарной безопасности и санитарным нормам и может обеспечить вам охрану мероприятия по необходимости.

Последнее особенно важно, если вы проводите массовое событие на открытой локации, где планируются сотни гостей, или же наоборот, стремитесь к максимальной приватности и интимной атмосфере.

4. Детали
Последующие этапы плана по подготовке будут зависеть от специфики мероприятия. Возможно, нужно будет разослать приглашения СМИ, продумать дресс-код, подготовить брендированную фотозону, провести несколько репетиций с выступающими спикерами или артистами. Однако некоторые из деталей будут присутствовать с высокой долей вероятности вне зависимости от формата и масштаба праздника.

Во-первых, надо определиться с питанием: заказать банкетное обслуживание в ресторане или подыскать кейтеринговую службу, а также узнать о гастрономических предпочтениях и ограничениях аудитории праздника. Вы можете организовать юбилей с кофе-брейками и бизнес-ланчами, в виде коктейльной вечеринки с передвижным баром, с фуд-траками и мобильными станциями еды, где проводят кулинарные мастер-классы и т.д. Однако самые распространенные форматы по сей день: банкеты, фуршеты и барбекю (пикник).

Во-вторых, необходимо озаботиться техническим оснащением локации. Убедитесь, что у вас есть необходимое оборудование и оно настроено и подключено. Это акустические системы, проекторы, осветительные приборы и т.д. При работе на площадке фотографов и видеографов также убедитесь, что у них есть нужная техника и она находится в исправном состоянии.

Подумайте и о полиграфической продукции: она может быть и частью рекламы, и инструментом брендирования площадки, и вариантом подарка.

Последнее, о чем не стоит забывать при проведении корпоративного юбилея, это управление мероприятием. На ивенте обязательно должен присутствовать координатор, который будет помогать команде подрядчиков и обслуживающему персоналу. Он также будет решать форс-мажоры, напоминать о соблюдении графика подготовки и сценарного плана, собирать обратную связь от аудитории и т.д.

Работа над корпоративным юбилеем всегда требует большого внимания, бережного отношения к деталям и знания event-трендов. Какой бы формат ни был выбран, организаторской команде предстоит адаптировать его и к аудитории, и к самой компании.

Чтобы день рождения вашего бренда превратился в долгожданное событие, а не разочарование года, обращайтесь за его подготовкой к профессионалам.

Команда We event всегда готова помочь вам с воплощением самых креативных идей "под ключ". Мы готовы предложить вам как готовые юбилейные программы, которые неизменно пользуются большим спросом, так и разработку сценария и концепции ивента с нуля.