Хотите заказать организацию мероприятия?
Заполните форму ниже и получите бесплатную консультацию от ивент агентства WE event
ПОРТФОЛИО
ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
ПРЕИМУЩЕСТВА ГИБРИДНОГО ФОРМАТА
- Увеличение числа участников и выручки
- Сокращение расходов
- Гибкость для участников и спикеров
- Передовые возможности
Анализ бизнес-мероприятий
Мероприятия для развития бизнеса
Форумы и семинары
Конференции для IT-компаний
Экспертные
Конференции учёных и специалистов из большинства отраслей и подобные мероприятия давно проводятся в гибридном формате. Можно слушать доклады коллег по всему миру, не тратя время на авиаперелёты и деньги на билеты.
Развлекательные
Пандемия коронавируса показала, что онлайн-концерты, кинофестивали и аналогичные события легко можно перенести в виртуальный формат. Главное — интересные выступления и захватывающее шоу.
Просветительские
Тренинги или лекции в гибридном формате окончательно стали привычными для многих людей. Оказалось, что освоить так, например, новый навык или усвоить новую информацию во многом проще и нередко дешевле. При этом качество материала будет на высоте.
События для компаний: тренинги, дни рождения и другие важные даты. Часто основное действие происходит в офисе фирмы, а сотрудники принимают участие с помощью сервисов видеосвязи.
Гибридный формат идеально подходит для деловых совещаний, встреч и переговоров. Например, федеральная компания может организовать конференцию, на которой соберутся офисные и удалённые сотрудники.
Презентации новых продуктов, мероприятия для блогеров или СМИ легко можно адаптировать для гибридного формата. Так, представитель компании может находиться в офисе и презентовать продукт, а журналисты и блогеры будут смотреть выступление в сервисе видеоконференций.
ВИДЫ ГИБРИДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Гибридные мероприятия можно разделить на виды, исходя из цели, заказчика и сферы компании/организации.
Надежный софт
Важно подобрать подходящие сервисы видеоконференций и каналы коммуникации с участниками: группы в социальных сетях или мессенджерах, мобильные приложения. Могут пригодиться сервисы email-рассылок.
Аппаратура и оборудование
Для организации онлайн-трансляций понадобятся видеокамеры, смартфоны, специальный свет, хромакей и другие гаджеты. Хорошее техническое оснащение — один из важнейших пунктов любого гибридного мероприятия.
Грамотный сценарий и вовлечение аудитории
Нужно вовлекать не только тех, кто пришел на событие, но и тех, кто наблюдает за ним онлайн. Помогут хорошо написанный сценарий, игры, опросы и другой интерактив.
Профессиональная команда
В организации могут участвовать операторы, режиссёры, звукорежиссеры, ведущие, event и HR специалисты и многие другие. Поэтому важно уделить достаточно времени предварительным прогонам и репетициям.
ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ГИБРИДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Гибридные мероприятия требуют особого подхода к проведению, так как сочетают в себе не один, а сразу два формата. Поэтому перед организацией обратите внимание на несколько аспектов.
06. Оценка возможных форс-мажоров
В идеале каждой команде в организационном комитете можно составить краткий перечень возможных форс-мажоров и вариантов их решений. В процессе мозгового штурма могут появиться и неявные внештатные ситуации — их особенно важно отметить. Хотя, конечно, предусмотреть всё невозможно и где-то во время события придется действовать по ситуации.
05. Выбор софта, подготовка техники
Важно выбрать и протестировать ПО для проведения онлайн-трансляций. Оно должно позволять подключиться тому количеству людей, на которое вы рассчитываете.
Заранее проверить всю технику. Определать, как ее лучше расположить в помещении.
Заранее проверить всю технику. Определать, как ее лучше расположить в помещении.
04. Проработка идеи и создание сценария
Подходить к выбору места мероприятия стоит внимательно, ведь нужно разместить не только участников, но и всю команду организаторов. Также в помещении должно быть достаточно места для оборудования, подходящие условия для организации онлайн-трансляции.
03. Постановка целей и задач
Любой проект требует понимания — для чего он реализуется и как оценить его эффективность. На старте важно понимать, какие коммерческие, маркетинговые, развлекательные или просветительские цели должны быть достигнуты. И по каким KPI можно оценить событие.
01. Заявка
Оставьте заявку онлайн или позвоните напрямую — так мы сможем договориться о встрече для обсуждения деталей
02 . Бриф
Вместе разбираемся в задаче: определяем цели, количество участников, бюджет и выбираем оптимальный формат события.
ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ГИБРИДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
НАШИ КЛИЕНТЫ
Вопросы
Все зависит от масштабов планируемого события. Лучше всего начинать подготовку за пару месяцев. Если планируете проведение в "горячий сезон", то заложите 3-4 месяца. Это нужно, что забронировать нужную площадку, договориться со всеми спикерами, подготовить программу без спешки и вынужденных замен.
Конечно, все можно организовать самому, также как и печь хлеб и заниматься самолечением.
Мы уверены, что каждый должен заниматься своим делом.
Ну а тот, кто сам организовывал мероприятия, знает насколько это непросто - сделать так, чтобы все службы и подрядчики сработали слажено, как одна команда.
Мы уверены, что каждый должен заниматься своим делом.
Ну а тот, кто сам организовывал мероприятия, знает насколько это непросто - сделать так, чтобы все службы и подрядчики сработали слажено, как одна команда.
Во время подготовки к событию опросите коллектив, чтобы понять предпочтения каждого. Зная, что интересно вашей команде, вы сможете выбрать наиболее подходящий формат: активный тимбилдинг, творческий мастер-класс, квест или тематическую вечеринку. Важно также донести до команды цель мероприятия. Четкое понимание значимости события мотивирует сотрудников участвовать и быть активными. Еще один действенный способ — частично привлечь коллектив к подготовке корпоратива, например, подготовить подарки или разработать дизайн дипломов для награждения. Это позволит команде почувствовать ответственность за весь процесс.
Мы выделяем 6 основных преимуществ: "оптимизация", "оперативность", "профессионализм", "гибкость", "креатив", "командность".
Но главной особенностью мы считаем наш клиентский сервис, мы всегда выполняем свои обещания, работаем на опережение и делаем всегда больше, чем это необходимо.
Но главной особенностью мы считаем наш клиентский сервис, мы всегда выполняем свои обещания, работаем на опережение и делаем всегда больше, чем это необходимо.
о нашем агентстве
Мы проводим для вас корпоративные, деловые и маркетинговые мероприятия под ключ
7500
Максимальное число гостей на мероприятии
2014
Год, когда мы начали радовать креативными концепциями
330
+
Организованных мероприятий и праздников
Благодарность от клиентов
Небольшая часть наших благодарственных писем