Меню
Меню

ГИБРИДНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Гибридные мероприятия — это события, где участники могут присутствовать как офлайн, так и удалённо онлайн. Например, подключиться по видеосвязи из другого города или страны. Формат используется давно, но вновь популярным он начал становиться после прохождения пика пандемии коронавируса, когда людям снова разрешили собираться вместе.
Узнать стоимость организации гибридного мероприятия

ПРЕИМУЩЕСТВА ГИБРИДНОГО ФОРМАТА

У гибридного формата есть несколько ключевых преимуществ перед стандартными офлайн- и онлайн форматами.
Увеличение числа участников и выручки
Любой участник может посетить событие онлайн. Такая возможность значительно увеличивает охват и выручку мероприятия. Так, если площадка вмещает 5 000 человек, то трансляция позволит подключить в два или три раза больше. И, соответственно, когда ивент коммерческий — продать больше билетов.
Сокращение расходов
Удалённый формат позволяет сократить издержки. Организатор может сэкономить на авиабилетах, гонорарах и проживании в гостинице для спикеров. Также сэкономить можно на печати бейджей, программы, буклетов.
Гибкость для участников и спикеров
Проведение мероприятия одновременно в режимах онлайн- и офлайн позволяет участникам сочетать посещение мероприятия и прослушивание выступлений на компьютере или смартфоне. Спикеры также могут выбрать удобный для себя вариант.
Передовые возможности
Большой плюс в программных возможностях. Например, можно создавать специальные онлайн-комнаты для участников или спикеров, делать эксклюзивные трансляции, получать обратную связь от участников в режиме "здесь и сейчас". Аудитория наверняка оценит подобные прогрессивные элементы.

ВИДЫ ГИБРИДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Гибридные мероприятия можно разделить на виды, исходя из цели, заказчика и сферы компании/организации.
Корпоративные
События для компаний: тренинги, дни рождения и другие важные даты. Часто основное действие происходит в офисе фирмы, а сотрудники принимают участие с помощью сервисов видеосвязи.
Бизнес-мероприятия
Гибридный формат идеально подходит для деловых совещаний, встреч и переговоров. Например, федеральная компания может организовать конференцию, на которой соберутся офисные и удалённые сотрудники.
Прома
Презентации новых продуктов, мероприятия для блогеров или СМИ легко можно адаптировать для гибридного формата. Так, представитель компании может находиться в офисе и презентовать продукт, а журналисты и блогеры будут смотреть выступление в сервисе видеоконференций по специальной пригласительной ссылке.
Экспертные
Конференции учёных и специалистов из большинства отраслей и подобные мероприятия давно проводятся в гибридном формате. Можно слушать доклады коллег по всему миру, не тратя время на авиаперелёты и деньги на билеты.
Развлекательные
Пандемия коронавируса показала, что онлайн-концерты, кинофестивали и аналогичные события легко можно перенести в виртуальный формат. Главное — интересные выступления и захватывающее шоу.
Просветительские
Тренинги или лекции в гибридном формате окончательно стали привычными для многих людей. Оказалось, что освоить так, например, новый навык или усвоить новую информацию во многом проще и нередко дешевле. При этом качество материала будет на высоте.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ГИБРИДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Гибридные мероприятия требуют особого подхода к проведению, так как сочетают в себе не один, а сразу два формата. Поэтому перед организацией обратите внимание на несколько аспектов.
Аппаратура и оборудование
Для организации онлайн-трансляций понадобятся видеокамеры, смартфоны, специальный свет, хромакей и другие гаджеты. Хорошее техническое оснащение — один из важнейших пунктов любого гибридного мероприятия. Слабое оборудование может выйти из строя и сорвать всё событие.
Профессиональная команда
В организации могут участвовать операторы, режиссёры, звукорежиссеры, ведущие, event и HR специалисты и многие другие. Взаимодействие между ними должно быть чётким и слаженным. Поэтому уделите достаточно времени предварительным прогонам и репетициям.
Надёжный софт
Проводить гибридные события без качественного софта не получится. Важно подобрать подходящие сервисы видеоконференций и каналы коммуникации с участниками: группы в социальных сетях или мессенджерах, мобильные приложения. Могут пригодиться сервисы email-рассылок.
Грамотный сценарий и вовлечение аудитории
Сделать обычное мероприятие интересным и вовлекающим не всегда просто, а событие в гибридном формате — непросто вдвойне. Нужно вовлекать не только тех, кто пришёл на событие, но и тех, кто наблюдает за ним онлайн. Помогут хорошо написанный сценарий, конкурсы, игры, опросы и другой интерактив. Чем больше интерактивных элементов, тем лучше.

ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ГИБРИДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

Постановка целей и задач
Любой масштабный проект требует чёткого понимания — для чего он реализуется и как оценить его эффективность. На старте важно понимать, какие коммерческие, маркетинговые, развлекательные или просветительские цели должны быть достигнуты. И по каким KPI можно оценить событие.

Возможные цели, которых можно достигнуть благодаря гибридным событиям:
  • Рассказать предпринимателям о современных маркетинговых инструментах.
  • Развлечь и сплотить удалённых сотрудников компании.
  • Собрать государственных служащих и учёных из разных городов или стран для обсуждения какой-либо проблемы и поиска решений.
  • Дать возможность посмотреть выступление зарубежного артиста жителям всей страны
    Проработка идеи и создание сценария
    Подходить к выбору места мероприятия стоит внимательно, ведь нужно разместить не только участников, но и всю команду организаторов. Также в помещении должно быть достаточно места для оборудования, подходящие условия для организации онлайн-трансляции.

    Если событие организуется для людей из разных стран и часовых поясов, то нужно найти компромиссное для всех время проведения.
    Выбор софта, подготовка техники и спикеров
    В первую очередь важно выбрать и протестировать ПО для проведения онлайн-трансляций. Оно должно быть надёжным, а также позволять подключиться тому количеству людей, на которое вы рассчитываете. Неплохо предусмотреть количество онлайн-участников с запасом.

    Немаловажно заранее установить, включить и проверить всю технику. Понять, как её лучше расположить в помещении. Подобные тесты можно провести за несколько дней до события, за день и перед началом.

    И последнее — помогите спикерам подготовиться к выступлению, так как наверняка у многих не было опыта участия в гибридных мероприятиях или опыта выступлений перед камерой. Поэтому стоит рассказать им о формате, подсказать приёмы для удержания внимания аудитории во время выступления.
    Оценка возможных форс-мажоров
    Что будет, если выйдет из строя видеокамера? Как поступить, если спикер заболел? Как организовать трансляцию, когда софт не запускается? Об этих и других вопросах лучше подумать заранее и предусмотреть запасные варианты.

    В идеале каждой команде в организационном комитете можно составить краткий перечень возможных форс-мажоров и вариантов их решений. В процессе мозгового штурма могут появиться и неявные внештатные ситуации — их особенно важно отметить. Хотя, конечно, предусмотреть всё невозможно и где-то во время события придётся действовать по ситуации.

    ПРЕИМУЩЕСТВА АГЕНТСТВА WE EVENT

    6 причин выбрать организацию мероприятия у WE event
    Иконка оптимизация
    Оптимизация
    Вашего времени и ресурсов, делая наше сотрудничество максимально эффективным и качественным.
    Иконка оперативность
    Оперативность
    На связи 24/7, всегда оперативно реагируем на ваши пожелания находя лучшие решения.
    Иконка профессионализм
    Профессионализм
    Самый главный актив компании-профессиональные сотрудники, увлеченные своим делом, знают как найти индивидуальный подход к каждому клиенту и решить любой вопрос.
    Иконка гибкость
    Гибкость
    Мы лояльны и гибкие в ценообразовании. Никому не интересны некачественных решения, мы знаем как найти правильный баланс между ценой и качеством. И да, мы знаем, что такое предоплата.
    Иконка креатив
    Креатив
    Готовы не только придумать, но и реализовать нестандартные решения любой сложности.
    Иконка командность
    Командность
    WE=МЫ. Работа над событием-это партнерство, где нет «Я», есть совместный труд и доброжелательное сотрудничество клиента и агентства.

    ПОРТФОЛИО НАШИХ МЕРОПРИЯТИЙ

    ОТЗЫВЫ О НАШИХ МЕРОПРИЯТИЯХ
    Павел
    Hanwha
    Компания Hanwha благодарит event-компанию WE event за организацию командообразующего и корпоративного мероприятия в Москве.
    Организованные вами мероприятия оставили у нас самые приятные впечатления, а команда профессионалов сработала на самом высоком уровне.
    Надежда
    АРМО
    Выражаю огромную благодарность команде WE event, за организацию корпоративного мероприятия.
    Отдельно хотелось бы поблагодарить Наталью Чудаеву, за подготовку нашего масштабного мероприятия в кратчайшие сроки и умение оперативно реагировать на изменение обстоятельств.

    Инесса
    Oppo
    Большое спасибо всей команде!
    Мы готовы рекомендовать команду WE event в качестве ответственного и надежного организатора развлекательных и деловых мероприятий и надеемся в будущем продолжить взаимовыгодное сотрудничество.

    Мария
    Nutricia
    Хочу отметить высокий профессионализм всей команды и сказать отдельное спасибо креативному директору-Владимиру, за разработанную уникальную концепцию, от которой все остались в неописуемом восторге. Не стандартный и гибкий подход компании к организации и проведению мероприятий на всех этапах.
    Ромина
    Saipem
    Хотелось бы поблагодарить команду WE event за отличную работу!
    Art of progress прошло на высшем уровне! Отличная организация праздника и поддержка двадцать четыре часа.
    Григорий
    Сибирская корона
    Выражаем благодарность команде профессионалов WE event за организацию и проведение выездного мероприятия. Мы оценили вашу надежность и готовность сделать максимум возможного для клиента!

    ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

    Зачем нужно event-агентство, когда можно все организовать самому?
    Конечно, всё можно организовать самому, также как и печь хлеб и заниматься самолечением.
    Мы уверены, что каждый должен заниматься своим делом.
    Ну а тот, кто сам организовывал мероприятия, знает насколько это непросто - сделать так, чтобы все службы и подрядчики сработали слажено, как одна команда.
    Как не ошибиться с выбором агентства?
    Обязательно необходимо встретиться с агентством, узнать какие проекты они организовывали, как устроены бизнес-процессы в компании, попросить не только благодарственные письма и отзывы, но и телефоны клиентов, чтобы лично узнать о работе агентства.
    В идеале поприсутствовать на мероприятии, которые они организовывают. Ну и конечно должна быть "химия", вам должно быть комфортно общаться с менеджерами компаниями.
    Подготовка к мероприятия-это всегда командная работа.
    В чем ваше ключевое преимущество?
    Мы выделяем 6 основных преимуществ: "оптимизация", "оперативность", "профессионализм", "гибкость", "креатив", "командность".
    Но главной особенностью мы считаем наш клиентский сервис, мы всегда выполняем свои обещания, работаем на опережение и делаем всегда больше, чем это необходимо.
    Сколько вам нужно времени чтобы подготовить гибридное мероприятие?
    Каждое мероприятие уникально, во многом сроки подготовки зависят от оперативности принятия решения Клиентом и его желаний.
    В 2018 году для организации одного корпоративного мероприятия на 250 человек, нам потребовалось 43 часа, 63 чашки кофе и работа всего штата компании.
    "Мы хотим креативно и не как у всех!" Вы так можете?
    "Шкала креативности" у каждого своя. Для кого-то вверх креатива-это "Дискотека 90-х", главное чтобы гостям на мероприятии было комфортно, легко и интересно.
    При подготовке первых креативных идей, нужно учитывать опыт прошлых мероприятий, состав, численность, возраст гостей, цель и идею предстоящего события и бюджет.
    И конечно, самое главное-сделать самое главное самым главным).

    О НАШЕМ АГЕНТСТВЕ

    7500
    Максимальное число гостей на мероприятии
    7
    Лет опыта работы
    230+
    Организованных мероприятий и праздников

    НАШИ КЛИЕНТЫ