10 важных шагов для успешной организации мероприятия

Создание события — процесс, который требует максимальной концентрации, знания основ менеджмента и понимания ивент-индустрии. Как провести мероприятие, чтобы подарить гостям впечатления и уложиться в бюджет? Вопрос сложный и требует комплексного подхода. Опытные организаторы уже знают, с чего необходимо начинать подготовку, какие форс-мажоры возможны и как их избежать, где целесообразна экономия, а где нет. Если вы хотите самостоятельно решить эту задачу, изучите статью о ключевых моментах, на которые стоит обратить внимание при подготовке к мероприятию.

• Цели и формат

Организацию любого события необходимо начинать с определения целей: сплочение команды, привлечение партнеров и инвесторов, обучение сотрудников и т.д. В зависимости от того, чего вы хотите добиться от ивента, проще будет выбрать формат события, разработать концепцию, определить длительность, подготовить звук и оформление. Не зацикливайтесь на привычных мероприятиях и рассмотрите новые и необычные идеи.

• Планирование и распределение ролей

Продумайте, что войдет в программу, какой реквизит необходимо подготовить и как проинформировать гостей о событии. Определите роли каждого участника организационной группы: кто отвечает за кейтеринг, общается со СМИ, решает вопрос с декором площадки, подбирает подрядчиков. Пропишите обязанности в документе и раздайте его членам команды, чтобы они знали, к кому можно обратиться для решения организационных вопросов.

• Финансы

Решите, какой бюджет вы готовы выделить на проведение события. Чем раньше вы приступите к планированию финансовой части мероприятия, тем меньше денег и усилий вы потратите на организационные моменты. Например, проще будет найти локацию, которая подходит по стоимости, расположению и площади. Следует учитывать, что на мероприятии может произойти форс-мажор, требующий дополнительных финансовых вложений.

• Детали

Мелочи могут как создать приятную атмосферу, так и испортить впечатление от мероприятия. Уделите им особое внимание. Например, проверьте, как выглядит персонал и не создаст ли регистрация толпу на входе. Также можете предусмотреть небольшой мастер-класс или установить фотозоны, чтобы скрасить ожидание начала программы.

• Проверка локации

Может случиться так, что в помещении временно отключат водоснабжение или сломается оборудование. Ну а дверные проемы не позволят внести внутрь технику. Иногда целесообразнее переплатить или поискать новое место, чем подстраиваться под реалии.