Залог успешного мероприятия — приветливый персонал и позитивные организаторы. Даже если произошел форс-мажор, вы должны быть спокойны и уверены в своих действиях. В противном случае гости запомнят не программу, а недоброжелательного организатора.
Подготовьте аптечку или пригласите врача на спортивное мероприятие. Если выбрали площадку на свежем воздухе или вблизи водоема, проверьте, нет ли опасных участков, где гости могут навредить себе. Также вам, возможно, потребуется охрана, которая будет контролировать проникновение посторонних на территорию или в помещение.
Расскажите о предстоящем событии целевой аудитории. Если планируете пригласить инвесторов и партнеров, выбирайте источники распространения информации, максимально ориентированные на них. Старайтесь заблаговременно сообщить гостям о предстоящем событии, чтобы обеспечить необходимую явку.
Удостоверьтесь, все ли гости приглашены. Проверьте готовность раздаточного материала, число посадочных мест, функционирование кондиционеров и другой техники. Для удобства можно составить чек-лист, по которому вы будете проверять готовность разных позиций как накануне, так и во время мероприятия.
Не бойтесь просить обратную связь после проведенного события. Важно получить не только благодарности в свой адрес, но и услышать замечания и пожелания гостей. В дальнейшем вы сможете избежать допущенных ошибок и провести следующее мероприятие на уровень выше. Ну а гости будут знать, что их присутствие важно и к мнению реально прислушиваются.