Однако процесс организации мероприятия часто сопряжен с рядом сложностей. Необходимо учитывать множество факторов: от выбора формата до планирования выступлений спикеров. Чтобы избежать распространённых ошибок и достичь поставленных целей, важно четко определить основные этапы и задачи на каждом из них. В этой статье мы расскажем про 10 шагов, которые помогут вам успешно провести деловое событие, независимо от его масштаба.

Шаг 1. Выбор темы

Определение темы конференции — это отправная точка успешного мероприятия. В этом вопросе важно ориентироваться на актуальные проблемы отрасли. Также тема должна отражать «боли» участников, помогая решать их задачи или улучшать профессиональные навыки. Поэтому изучите последние тенденции, новости, отчёты и выявите актуальные вопросы. Также полезно проводить опросы среди целевой аудитории, чтобы адаптировать тему под её интересы.

Шаг 2. Определение бюджета

Создайте детализированную смету, которая охватит все издержки: аренду площадки и оборудования, услуги подрядчиков, кейтеринг, PR и т. д. Обязательно заложите средства на непредвиденные расходы. Невозможно предусмотреть все детали заранее, поэтому рекомендуется выделить около 10—15% бюджета именно на форс-мажоры.
Не забывайте, что конференции могут стать источником дохода, например, с помощью платных билетов или спонсорских интеграций. В первом случае важно просчитать стоимость участия, которое покроет расходы и обеспечит прибыль. Оптимально, если мероприятие станет безубыточным при покупке 60—70% билетов. В то же время спонсорство помогает снизить финансовые издержки и повышает статус ивента.

Шаг 3. Согласование даты и времени

Избегайте пересечения дат вашего события с другими крупными конференциями, выставками или праздниками, чтобы не столкнуться с конкуренцией за внимание целевой аудитории. Также учитывайте сезонные колебания. Например, летом или в декабре посещаемость мероприятий снижается из-за отпусков или занятости.
Определяя время, подумайте о комфорте участников. Если событие имеет международный уровень, учтите разницу в часовых поясах для присутствующих онлайн. Это поможет максимально увеличить количество спикеров и гостей, а также повысить их удовлетворенность мероприятием.

Шаг 4. Распределение задач

Этот шаг помогает избежать хаоса и неразберихи, особенно когда приближается дата проведения мероприятия. Сначала создайте список всех задач, которые необходимо решить: от выбора спикеров и работы с подрядчиками до продвижения и технического обеспечения. Разделите их на ключевые категории и делегируйте конкретным специалистам из ивент-группы.
Во время конференции каждый организационный вопрос должен находиться под постоянным контролем. Например, человек, который следит за качеством звука во время выступлений, не может покидать пост даже на две минуты, пока не назначит другого ответственного. Это гарантирует, что все технические и организационные моменты будут решаться незамедлительно.

Шаг 5. Поиск спикеров

Для решения этой задачи используйте различные источники: профессиональные сообщества, предыдущие конференции, а также обратитесь к коллегам или партнёрам за рекомендациями. Спикеры должны быть экспертами в своей области и иметь опыт публичных выступлений. Важно, чтобы каждый раскрывал актуальные проблемы отрасли и предлагал полезные для участников решения.
Также необходимо обсудить условия, на которых спикеры готовы выступать. Кроме оплаты возможна компенсация транспортных расходов, проживания и т. д. Некоторые спикеры заинтересованы в бесплатном участии, если мероприятие принесет им популярность. Четкая договоренность об условиях позволит избежать недоразумений и обеспечит успешное сотрудничество.