Хотите заказать организацию мероприятия?
Заполните форму ниже и получите бесплатную консультацию от ивент агентства WE event
Корпоративы, которые мы уже провели
Новогодний турборок
Ночь, когда ожила сказка
Вечеринка в русском стиле
Корпоратив в Санкт-Петербурге
Особенности корпоративов на 500 человек
Площадка — главное ограничение для корпоратива на пять сотен человек: в Москве залов такой вместимости немного. При таком масштабе мы ведем подбор локации по реальным замерам: высота потолков под световые и сценические конструкции, ширина проемов, наличие грузового доступа, электрические мощности и так далее.
Также важно разделять потоки людей. В зале на 500 человек гость в дальнем углу не видит сцену, а иногда с трудом разбирает речь. Поэтому в техрайдер мы закладываем экраны-дублеры по флангам, распределенную линию звука вместо одного портала, трансляцию на отдельные зоны. Регистрацию гостей мы ведем по времени, а не по факту: чтобы 500 человек прошли за 30–40 минут без очереди на улице, нужны 6–8 стоек с разделением по алфавиту или подразделениям, предварительная рассылка QR-кодов и отдельные люди на гардероб и навигацию.
Также важно разделять потоки людей. В зале на 500 человек гость в дальнем углу не видит сцену, а иногда с трудом разбирает речь. Поэтому в техрайдер мы закладываем экраны-дублеры по флангам, распределенную линию звука вместо одного портала, трансляцию на отдельные зоны. Регистрацию гостей мы ведем по времени, а не по факту: чтобы 500 человек прошли за 30–40 минут без очереди на улице, нужны 6–8 стоек с разделением по алфавиту или подразделениям, предварительная рассылка QR-кодов и отдельные люди на гардероб и навигацию.
06. Обратная связь
Готовим фото и видео, обсуждаем с вами, что сработало лучше всего, и фиксируем успешные решения для следующих ваших событий
05. Контроль на локации
Следим за соответствием сценарию, решаем форс-мажорные ситуации, помогаем гостям и подрядчикам
04. Репетиции и техпрогоны
Координируем артистов и ведущих, спикеров и модераторов, проверяем звук, видео, свет, тестируем трансляции
03. Аренда и подготовка площадки
Выбираем локацию, делаем замеры и техзадание, дозаказываем и монтируем оборудование
01. Бриф
Обсуждаем формат, бюджет, ожидания, необходимость трансфера и проживания
02 . Формат и программа
Предлагаем 2–3 концепции, пишем сценарий, собираем тайминг мероприятия, согласовываем план работ
Как мы организуем корпоратив на 500 человек
Видео с наших
корпоративов
Ночной марафон
Каждый час на площадке запускается еще одна активность. Например, в 20:00 — живая музыка, в 21:00 — воркшопы, в 22:00 — панельные дискуссии
Выставка творчества
Сотрудники приносят свои работы — фото, поделки, картины, скульптуры. Все объекты размещаем как в галерее. Коллеги ходят, смотрят, голосуют. Финал — объявление победителей
Wellness-ретрит
День начинается с йоги на свежем воздухе, потом — медитационные паузы, звуковые ванны, фуд-станции здорового питания. Люди восстанавливаются, а не тратят энергию на шум
Асинхронный нетворкинг
Территория разбита на 15–20 станций, на каждой — один сотрудник. Звучит сигнал — первая волна коллег садится к столам. Через 20 минут разговора — все встают и переходят за следующий стол
Возможные форматы корпоратива на 500 человек
НАШИ КЛИЕНТЫ
БЕЗ ХАОСА · СИНХРОННЫЕ ПОДРЯДЧИКИ · ПОИСК МАСШТАБНОЙ ПЛОЩАДКИ · УСИЛЕННЫЙ ТЕХРАЙДЕР
Вопросы о корпоративе на 500 человек
На 500 гостей лучше искать площадку с запасом, то есть с паспортной вместимостью на 600–700 человек: свободное пространство уйдет на коридоры, технические зоны, столы и сцену. Идеальные варианты — конгресс-центры, парк-отели с большой банкетной зоной, театральные площадки.
Да, обязательно. На 500 человек как минимум нужен звукорежиссер мероприятия, который следит за микрофонами и колонками, световой техник и видеооператор, если вам требуется трансляция или запись корпоратива. Это три отдельных человека на разных пультах. Если добавить сложность (несколько сцен или интерактивные элементы), нужен еще один помощник.
Регистрацию нужно начинать за 60–90 минут до старта или раньше. Расставьте минимум пять регистрационных столов и работайте волнами: первые 100 человек за 20 минут, вторые 100 — за следующие 20 минут. Если это выезд, договоритесь о чартерных автобусах и рассчитайте волны прибытия. Рассадку делайте по предварительному бронированию: каждому человеку заранее назначайте стол. А свободная рассадка на 500 создает хаос, поэтому от нее лучше отказаться.
Минимум за 3 месяца. На 500 человек нужно забронировать популярную площадку (за месяц она может быть занята), договориться с кейтерингом (они иногда берут большие события по предварительной заявке), найти хороших ведущих и артистов (известные люди бронируют себя на полгода вперед), согласовать техническое оснащение. Если начнете позже, придется выбирать по остаточному принципу.
Да, но нужна подготовка и отдельный человек, который управляет трансляцией. Требуется хороший интернет на площадке (минимум 50 мбит/сек для трансляции), хотя бы две камеры (одна на сцену, одна на аудиторию) и микрофоны с хорошей дальностью приема, чтобы онлайн-участники слышали вопросы из зала. Ведущему стоит помнить, что половина аудитории — на экранах, поэтому нельзя показывать только слайды, нужно говорить в камеру.
о нашем агентстве
Мы проводим для вас корпоративные, деловые и маркетинговые мероприятия под ключ
7500
Максимальное число гостей на мероприятии
2014
Год, когда мы начали радовать креативными концепциями
330
+
Организованных мероприятий и праздников
Благодарность от клиентов
Небольшая часть наших благодарственных писем