Как организовать IT-конференцию

Конференции для IT-компаний — это способ обмена опытом, знаниями и навыками между специалистами, а также возможность обсудить актуальные проблемы и тренды информационно-коммуникационных технологий. На мероприятиях в онлайн- или офлайн-формате участники смогут установить полезные деловые контакты, завести новые знакомства, узнать о последних новостях в сфере IT и лучше узнать о деятельности различных компаний.

Подготовку IT-конференции следует начать с изучения целевой аудитории, так как от ее интересов зависит выбор и актуальность направления мероприятия. Например, на встречах разработчиков будет больше участников, чем на конференции для тестировщиков или аналитиков. Затем нужно определить направление и разделить его на несколько тематик, отобрать и структурировать доклады для каждой секции, чтобы разные аспекты одной темы представляли целостную информационную картину.

Организатору ивента также пригодится наличие:

• предметной экспертизы — умение разбираться в сфере и потребностях аудитории;

• широкого круга знакомств — для приглашения спикеров и команды подрядчиков;

• опыта проведения массовых мероприятий — обеспечит успешный старт и быстрое решение проблем в процессе организации.

Оценить расходы на конференцию поможет грамотно составленная смета мероприятия. В нее нужно включить как постоянные, так и переменные расходы. К первым относятся затраты на зарплату подрядчикам, аренду площадки или оборудования, проведения фото- или видеосъемки, комиссию за продажу билетов и так далее. Ко вторым — вознаграждение для спикеров, организацию питания, оформление локации, афтепати и подарочные наборы для участников. Желательно, чтобы постоянные расходы покрывались продажей билетов, а количество переменных масштабировалось с объемом участников.

Как правило, для мероприятия нанимают различных PR-, SMM- и дизайн-менеджеров, а также специалистов по продажам, техническому обеспечению и других подрядчиков. Сэкономить бюджет поможет многозадачность организатора — если он возьмет на себя одновременно несколько задач. К тому же, это станет источником опыта для будущих ивентов и даст дополнительный контроль за процессами конференции.

Финансирование для мероприятия также могут обеспечить спонсоры. Достаточно привлечь 2-3 инвесторов, работающих за процент, чтобы продать несколько спонсорских пакетов. Прежде чем искать спонсоров, необходимо определить, какую пользу вы можете им принести: помочь с продажами продукта, прорекламировать бренд, привлечь новых сотрудников и так далее. При наличии конкретных предложений от партнеров, в предложение о сотрудничестве следует включить контактные данные организаторов и подробное описание конференции, целевой аудитории, форматов партнерства и их стоимость. В итоге компании-спонсоры могут разместить на площадке собственный стенд, рекламу на ролл-апе или даже организовать вечеринку. В связи со спецификой IT-деятельности, партнерами для конференции могут стать строительные компании, барбершопы, сервисы по продвижению мобильных приложений и другие организации, нацеленные на мужскую аудиторию.

Закажите конференции у нас!

Мы организуем вам отличное проведение любого вида тимбилдинга. Напишем для вас оригинальный сценарий мероприятия, для 10 или 1000 человек. Прислушаемся к любым вашим идеям и доведем мероприятие до конца.

Отбор спикеров для конференции может включать как самостоятельный поиск экспертов и рассылку приглашений, так и публикацию онлайн-формы для желающих выступить на мероприятии. Определиться с докладчиками помогут следующие факторы:

1. Опыт публичных выступлений. Это может быть очное или онлайн-участие в собственных мероприятиях, экспертные видеоролики на различных площадках и так далее. Главное — навыки ораторства и умение заинтересовать аудиторию.
2. Интересная тематика. Убедитесь, что темы докладов отвечают потребностям аудитории, раскрывают актуальные проблемы отрасли и несут в себе уникальную информацию. Иначе слушатели разочаруются в мероприятии и не придут к вам в следующий раз.
3. Профессионализм. Экспертность спикера должна подтверждаться сторонними мнениями. Например, он работает в известной компании, имеет успешные кейсы в релевантной области или принимает участие в мероприятиях международного уровня.

Приглашение авторитетных спикеров имеет не только информационную, но и коммерческую пользу. Так, некоторые участники могут обратить внимание на конференцию только из-за выступления какого-либо эксперта. Однако на привлечение известных людей следует заложить статью в бюджет ивента.

Привлечь как можно больше участников на конференцию можно за счет рекламы мероприятия во всех возможных каналах продвижения. Это могут быть:

• анонсы в социальных сетях в виде серии вовлекающих постов или сторис;

• email-рассылки по компаниям, подписчикам и клиентам;

• публикации в СМИ;

• контекстная и таргетированная реклама;

• раздача листовок или флаеров;

• размещение рекламных материалов в точках продаж или офисах партнеров;

• персональные приглашения для участников.

Также вы можете создать отдельные социальные сети проекта, куда смогут подписаться участники, а в сформированном сообществе сложнее забыть про конференцию. В дальнейшем это поможет эффективнее рекламировать новые мероприятия и привлекать аудиторию.

Несмотря на высокое качество подготовки мероприятия, организатор может столкнуться с обстоятельствами, которые от него не зависят. Например, спикер отказался от участия в конференции, произошел технический сбой или регистрация участников задерживается. Поэтому подобные случаи стоит предусмотреть заранее: организовать круглый стол, пригласить несколько докладчиков, назначить администратора и технического специалиста и так далее. Также наиболее часто при проведении ивентов компании сталкиваются с недостаточным количеством питания — попросите участников за несколько дней до ивента подтвердить участие и выбрать меню.

Помимо перечисленных этапов, организация IT-конференции включает поиск подходящей локации, оформление интерактивных зон и нетворкинга на площадке, создание сувенирной продукции, разработку концепции, организацию трансфера и досуга для спикеров, сбор обратной связи от участников и многое другое. Учесть все нюансы мероприятия бывает сложно даже опытным организаторам, не говоря о первом подобном опыте. А иногда проведение массовых событий лучше доверить профессиональным ивент-агентствам, например, WE event. Наша компания с 2014 года успешно реализовала более 200 корпоративных, маркетинговых и MICE-событий. Наши специалисты подстроятся под ваши пожелания и организуют качественное деловое мероприятие для любого направления деятельности.