Как рассчитать бюджет на корпоратив

Бюджет корпоратива проще считать от одного гостя: сколько стоит каждый человек и какие расходы не зависят от их числа. В сегодняшнем материале команда агентства WE event разбирает и основные статьи расходов на корпоративное мероприятие, и дополнительные траты, о которых обычно вспоминают уже после банкета.
Переменные расходы растут с каждым участником корпоратива. Это еда, напитки, подарки. А вот фиксированные строки event-сметы не зависят от числа гостей: площадка, ведущий, техника, декор, съемка. Итоговый бюджет можно рассчитать по формуле: (расходы на гостя × число гостей + фиксированные расходы) × 1,1–1,15, где множитель — резерв 10–15%. Ниже мы разберем эту схему подробнее с примерами.

Бюджет мероприятия для компании складывается из восьми статей, при этом больше всего денег уходит на еду с напитками, площадку и программу. На эти три статьи обычно приходится две трети сметы, поэтому именно с них начинают расчет. Ориентировочные доли статей в бюджете корпоратива с банкетом и программой, по нашему опыту, выглядят примерно так:

Важно понимать, что иногда эти доли сдвигаются в зависимости от формата. На выездном корпоративе растет логистика, на вечере с шоу-программой — техника и артисты, а при корпоративе в офисе статья «площадка» почти исчезает.

Расчет корпоратива удобно вести по одной формуле:

Бюджет = (расходы на одного гостя × число гостей + фиксированные расходы) × 1,1–1,15

Множитель в конце — это резерв на непредвиденное. Дальше формула раскладывается на шаги.

1. Зафиксировать задачу, дату и число гостей. К списку стоит прибавить 5–10%: за месяц до события он почти всегда меняется.
2. Разделить расходы на две группы. Переменные растут с каждым гостем — еда, напитки, подарки, трансфер. Фиксированные остаются теми же при 40 и при 60 гостях — площадка, ведущий, техника, декор, съемка.
3. Посчитать стоимость одного гостя. Например, банкет 6 000 ₽ и напитки 2 500 ₽ дают 8 500 ₽ на человека.
4. Добавить фиксированные расходы. Их собирают по коммерческим предложениям подрядчиков, а не по прайсам с сайтов: в прайсе редко бывают монтаж, доставка и продление.
5. Заложить резерв 10–15%. На такси для задержавшихся, лишние стулья, замену заболевшего ведущего.
6. Проверить налоги и сборы. С 1 января 2026 года базовая ставка НДС выросла с 20% до 22%, а порог дохода, после которого компании на упрощенке становятся плательщиками НДС, снизился до 20 млн ₽. Поэтому часть небольших подрядчиков, которые раньше работали без НДС, теперь добавляют его к цене. В ресторанах отдельно проверяют сервисный сбор.
7. Сравнить итог с лимитом. Если сумма выше, урезают не все понемногу, а одну-две статьи целиком — так вечер сохраняет цельность.

На шестом шаге чаще всего и обнаруживается разница между «дешевой» и «дорогой» сметой: одну считали с НДС и сбором, другую — без.

Если собирать новогодний корпоратив на 50 человек в московском лофте самостоятельно, по средним декабрьским ценам подрядчиков он обойдется примерно в 990 000 ₽, или около 19 800 ₽ на гостя. Для сравнения, в WE event пакет «Оптимальный» с площадкой, кейтерингом, ведущим, диджеем, фотографом, кавер-группой и шоу-программой стоит от 830 000 ₽, а «Максимум» с декором и своим сценарием — от 985 000 ₽. Подробнее о своих пакетах мы расскажем ниже, а пока посмотрите на условный расчет вечера с банкетом, ведущим, интерактивом и фотографом:

Фиксированные расходы делятся на всех гостей, поэтому чем меньше команда, тем дороже каждый. Посмотрите на тот же вечер из примера вы, но при разном числе гостей, если площадка вмещает всех:

Фиксированные расходы делятся на всех гостей, поэтому чем меньше команда, тем дороже каждый. Посмотрите на тот же вечер из примера вы, но при разном числе гостей, если площадка вмещает всех:

Небольшим командам выгоднее форматы, где фиксированных расходов почти нет: банкетный зал ресторана без отдельной аренды, мастер-класс в студии, выезд на базу, где программа входит в стоимость.

Корпоратив под ключ для компании до 50 человек в WE event стоит от 550 000 ₽. Пакетов три, и каждый следующий включает все, что есть в предыдущем:

Базовый пакет закрывает все, без чего вечер не состоится. Оптимальный подходит для итогов года с живой музыкой и шоу, а Максимум — для тематического корпоратива, где нужны свой сценарий и оформление. Пакеты — это ориентир: точную сумму считаем под вашу дату, площадку и меню.

Для компаний больше 50 человек стоимость рассчитывается по запросу. WE event проводит корпоративы любого масштаба — от камерных вечеров на 20 гостей до праздников на 1000 человек — и готовит несколько вариантов сметы, чтобы можно было выбрать баланс между бюджетом и насыщенностью программы.

Чаще всего бюджет корпоратива выходит за рамки не из-за крупных статей, а из-за мелочей, которые не попали в первую смету. По отдельности они кажутся копеечными, вместе легко набирают 10% бюджета.

• Сервисный сбор ресторана. Во многих заведениях к счету добавляют 10–15% за обслуживание.
• Пробковый сбор. Если компания привозит свой алкоголь, площадка может взять плату за каждую открытую бутылку.
• Продление аренды. Вечер, который должен закончиться в 23:00, редко заканчивается в 23:00. Каждый лишний час оплачивается отдельно.
• Монтаж и демонтаж. Декор, свет и звук ставят за 3–6 часов до начала, и эти часы тоже входят в аренду.
• Райдер артистов. Гримерка, питание, трансфер, иногда отдельная техника.
• Питание команды и подрядчиков. Ведущий, фотограф, техники и координаторы работают по 8–10 часов, и кормить их нужно отдельно от гостей.
• Гардероб, охрана, уборка. На некоторых площадках это отдельные строки.
• Полиграфия. Приглашения, бейджи, карточки рассадки, меню.
• Призы и подарки. Даже символические, на 50 человек они превращаются в заметную сумму.

Чтобы ничего не потерялось, полезно попросить у подрядчика смету по строкам и прямо уточнить по каждому пункту из этого списка: «Это входит или отдельно?»

Сильнее всего на итоговую сумму влияют дата и сроки бронирования, а не выбор между двумя ведущими. Поэтому экономить начинают с календаря, а уже потом переходят к статьям сметы.

Пятницы второй половины декабря — самые дорогие дни года для корпоративов. 23 февраля и Масленица по стоимости ведут себя как декабрь, а вот будние дни, конец ноября и середина января заметно мягче по ценам площадок и артистов. Новогодний корпоратив выгоднее начинать считать в сентябре–октябре: к ноябрю хорошие площадки на удобные даты уже заняты, и выбирать приходится из того, что осталось.

Еще одна причина не откладывать — цены у подрядчиков в последние годы меняются быстрее, чем раньше. Смета, зафиксированная в договоре осенью, защищает от зимних пересчетов.

Посмотрите на наглядное сравнение статей бюджета по тому, как на них экономить:

Если урезать нужно сильно, лучше убрать одну статью целиком, чем понемногу все. А от программы стоит отказываться в последнюю очередь: без нее на банкете общаются только те, кто и так общается каждый день.

Своими силами выгоднее небольшой вечер в ресторане, через агентство — корпоратив от 30–50 человек с программой, выездом или нестандартной площадкой. Разница не только в гонораре, но и в том, кто тратит время и отвечает за риски. Мы подготовили для вас сравнительную таблицу двух подходов по одинаковым критериям:

Если сомневаетесь, полезно запросить смету у агентства и сравнить ее со своим расчетом по формуле выше. Нередко итог отличается меньше, чем кажется, а разница в нагрузке на команду — заметно.

Хоть формула расчета бюджета и помогает понять порядок цифр для будущего корпоратива, точную сумму можно узнать уже только под конкретную дату. При обращении в наше агентство команда WE event полностью берет такие расчеты на себя: мы собираем открытую смету по строкам, договариваемся о ценах с площадками и подрядчиками и показывает план работ на каждом этапе. Чтобы получить предварительный расчет по мероприятию, достаточно оставить заявку: мы предложим два-три варианта корпоративных программ под ваш запрос и обсудим детали на брифе.

Сколько стоит корпоратив на одного человека в Москве?
Разброс большой и зависит от формата и даты. Фуршет в офисе с ведущим обходится в несколько тысяч рублей на человека, вечер с банкетом, программой и арендой площадки в декабре — примерно 15 000–25 000 ₽. В WE event пакет под ключ на 50 гостей обходится от 11 000 до 19 700 ₽ на человека в зависимости от состава. Точнее всего сумму дает расчет по формуле: расходы на гостя плюс фиксированные расходы плюс резерв.

Какой резерв закладывать на непредвиденные расходы?
Обычно 10–15% от сметы. Нижняя граница подходит для вечера в ресторане, где большая часть расходов зафиксирована в меню. Ближе к 15% стоит закладывать для выездных и зимних мероприятий на природе: там чаще меняются логистика, погода и число гостей. Если резерв не понадобился, он остается в бюджете компании.

Когда начинать считать бюджет новогоднего корпоратива?
В сентябре–октябре. В это время еще можно выбирать площадки на удобные пятницы и фиксировать цены в договоре. К середине ноября лучшие даты в Москве обычно заняты, а оставшиеся варианты стоят дороже. Если расчет начинается позже, помогает гибкость: будний день или перенос на середину января.

Можно ли провести корпоратив с ограниченным бюджетом?
Да, если честно определить, что важнее всего. На старте лучше назвать реальную сумму: так подрядчик сразу предложит рабочие варианты, а не красивую смету, которую потом придется урезать. Сэкономить помогают будний день, январская дата, формат без аренды площадки и одна сильная активность вместо насыщенной шоу-программы.

Как сравнить сметы двух подрядчиков?
Свести их к одинаковым условиям. Проверить, на одно ли число гостей сделан расчет, указаны ли цены с НДС 22%, включен ли сервисный сбор, сколько часов аренды заложено и входят ли монтаж, доставка и питание команды. После такой сверки «дешевая» смета нередко оказывается дороже.