Идеальное место для проведения мероприятия — какое оно?

• Проезд к месту и парковка

Возьмите машину или такси и попробуйте проехать к месту проведения события. Нужна ли схема для гостей или хватит адреса? Поймут ли они, на каком повороте надо свернуть? Не забуксует ли их машина в снегу или песке? Учитывайте каждую мелочь, касающуюся проезда, чтобы впечатление о мероприятии не испортилось уже в самом начале.

Далее убедитесь, что места на парковке хватит даже тем, кто приедет с опозданием. Если площадка не предполагает наличие парковочных мест, найдите альтернативные варианты.

• Наличие открытой территории

Часть мероприятия можно провести на улице. Проверьте, чтобы выбранное место имело подходящую открытую территорию — сад, террасу или веранду. На открытом пространстве можно организовать различные зоны бара или барбекю, устроить салют или зажечь бенгальские огни.

Даже если все активности проводятся в помещении, многие гости с удовольствием используют возможность подышать свежим воздухом.

• Еда и напитки

Кейтеринг — неотъемлемая часть любого праздника. Проверьте, предоставляет ли место проведения мероприятия эти услуги или допускает ли оно привлечение сторонних поставщиков.

Некоторые локации могут брать дополнительную плату за сторонние службы или применять пробковый сбор. При этом собственный алкоголь значительно снижает бюджет мероприятия.

• Дополнительные услуги

Проверьте, какие дополнительные услуги предлагает выбранное место. Звуковое оборудование, световые эффекты, видеопроекционная техника и другие элементы необходимые для проведения вашего мероприятия. Такое условие будет намного выгоднее, сэкономит время и силы.

• Оснащенность площадки

Убедитесь в наличии необходимого оборудования на площадке — столы, стулья, посуда и прочее.

Обязательно предусмотрите наличие гардероба, туалетов, доступа для людей с ограниченными возможностями, безопасности и средств оказания первой помощи. Произойти может что угодно, лучше быть готовым ко всему.

• Прозрачность договора

Поскольку аренда площадки является юридическим соглашением, проверьте, что договор ясно определяет все условия аренды и расчеты по оплате. Они должны быть четкими, а все расходы должны указываться заранее.

Желание организовать праздник самостоятельно может стать интересным и захватывающим процессом. Здесь можно проявить свои навыки организации, талант коммуникации, умение работать в команде и открыть новые возможности для собственного роста.

Результатом такой кропотливой работы может стать успешный праздник, но важно отметить, что этот процесс требует огромной самоотдачи и упорного труда. К сожалению, не исключено возникновение дополнительного стресса и непредвиденных расходов.

Те, кто решил взяться за организацию мероприятия, не имея предварительного опыта или налаженных контактов с подрядчиками, могут оказаться перегруженными бесконечным списком обязанностей. Вместо того чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях, они могут оказаться втянутыми в такие детали, как аренда стульев, переговоры с поставщиками и поиск места проведения мероприятия.

Нехватка личного времени — основная причина, по которой многие люди обращаются за помощью в агентства по организации мероприятий. Ивент-агентства имеют налаженные связи с подрядчиками, площадками и артистами, что позволяет им эффективно управлять всем процессом.

Если пытаться организовать мероприятие самостоятельно, то выбор идеального места, отвечающего всем критериям, может занять значительное количество времени. С другой стороны, ивент-агентства могут справиться с этой задачей всего за несколько часов благодаря своим заранее налаженным связям и опыту в данной области. В итоге при правильном планировании и помощи, результатом этого сложного процесса может стать успешное и запоминающееся торжество. А клиентам позволит сэкономить часы кропотливых поисков и в полной мере насладиться своим мероприятием.

We event с удовольствием возьмется за любую вашу идею. Уже более 9 лет мы занимаемся организацией корпоративных, маркетинговых и MICE событий. Разрабатываем и реализовываем лучшие креативные концепции, помогаем клиентам завоёвывать новые вершины и быть впереди конкурентов. За плечами дружной команды профессионалов 230 онлайн и офлайн-проектов любой сложности и сотни положительных отзывов.

Наша компания располагает всем необходимым для предоставления комплексных услуг по организации мероприятий, начиная от тренингов по тимбилдингу и заканчивая бизнес-форумами и научными конференциями. Команда опытных специалистов будет учитывать все ваши запросы, чтобы определить цели мероприятия, выбрать оптимальный формат и разработать логистику в соответствии с количеством приглашенных гостей и персонала. При этом мы гарантируем, что не выйдем за рамки предусмотренного бюджета.

В нашем распоряжении имеется огромное количество подходящих площадок, инструменты для продвижения мероприятия. Мы также позаботимся о любых проблемах безопасности или других критических факторах, которые могут повлиять на успех события.