Как отметить день рождения компании: идеи, правила и подсказки

Юбилей компании — одно из важнейших ежегодных мероприятий для любой сферы бизнеса. Как часть корпоративной культуры и инструмент event-маркетинга подобное событие может и сплотить рабочую команду, и укрепить имидж бренда. Впрочем, некоторые компании сторонятся масштабной организации таких праздников, поскольку мало осведомлены о разнообразии event-форматов для корпоративного дня рождения.

Сегодня мы поговорим о том, как можно подготовиться к юбилею бренда без рисков для репутации и негативной обратной связи гостей, но с реальной пользой для бизнеса.

Разнообразие целей
День рождения бренда может быть поводом для подведения промежуточных итогов бизнеса или награждения лучших сотрудников. В то же время юбилей можно использовать как способ привлечения внимания клиентов, партнеров и СМИ к новым направлениям деятельности, конкретным товарам и услугам.

Препродакшн
Если ваше мероприятие призвано собрать множество гостей из разных отраслей, включая конкурентов, информационных спонсоров и даже соискателей на вакансии, обязательно надо работать над продвижением будущего события. PR-стратегии могут включать работу с наружной рекламой, отдельным лендингом, социальными сетями и блогерами и т.д.

Сувенирная и подарочная продукция
По традиции, компании-организаторы часто вручают презенты на своих юбилеях. Они могут адресованы постоянным клиентам, спонсорам, подрядчикам и просто широкой аудитории. Необходимо, во-первых, заранее предусмотреть статью расхода в общем бюджете, а во-вторых — подумать о типе подарков. Это может быть промопродукция, сувениры в фирменном стиле компании, скидки или выгодные условия сотрудничества и т.д. Важно, что презенты можно вручать как за отдельные достижения (например, за преданность бренду), так и просто на память, для установления прочных эмоциональных связей и позитивных ассоциаций с компанией и конкретным мероприятием.

Брендирование мероприятия
Фирменный стиль должен быть не только у самой компании, но и у тех ивентов, которые проводятся регулярно, освещаются в СМИ и могут стать хорошей традицией, подогревающей интерес клиентов.Само собой, юбилей бренда как раз можно считать таким событием. Поэтому внимательно подходите к названию мероприятия, девизу (слогану), креативной концепции, декору площадки и т.д.

1. Определяемся с базовыми вещами
Организация юбилея бренда держится на трех китах и одной черепахе. Это задачи мероприятия, целевая аудитория ивента, формат и, разумеется, самое основное — бюджет. Каждая из этих вещей взаимосвязана друг с другом. Для начала надо понять, зачем вообще нужно проводить событие: порадовать сотрудников, заявить о своей успешности на рынке, сделать ивент шумным инфоповодом и т.д. Потом вы работаете с портретом гостей: кто это, чего ждут эти люди от мероприятия, каковы их вкусы и предпочтения и пр.

Исходя из первых двух пунктов, можно уже представить, каким будет юбилей: деловым и серьезным, веселым и развлекательным, светским и модным и т.д. Не забудьте сразу определить продолжительность ивента, его дату и время проведения. Затем надо прописать основные статьи расходов с примерными суммами, т.е. составить приблизительную смету.

2. Работа со сценарием
Программа юбилейного мероприятия обычно комбинируется из нескольких частей: торжественная и официальная, досуговая и интерактивная, свободная и неформальная и т.д. Например, вы можете запланировать несколько выступлений руководителей на сцене, а потом, если мероприятие будет внутренним корпоративным, перейти к тематическим активностям, связанным с историей и культурой компании. Или же можно предложить всем собравшимся яркую шоу-программу, которая будет включать концерт известных исполнителей, танцевальные номера и т.д. Главное — четко соблюдать тайминг и заранее уведомить аудиторию о программе хотя бы в общих чертах.

3. Подготовка площадки
Выберите для юбилея место, которое подходит по размеру, т.е. будет максимально вместительным, и соответствует запланированной атмосфере мероприятия. Учитывайте также технические требования составленной программы, внутреннюю навигацию гостей и персонала и транспортную доступность (удаленность от центра, наличие парковки, стоимость трансфера и др.).

Декор площадки должен отражать бренд и тематику праздника. Используйте фирменные цвета, логотипы, баннеры, фотозоны. Не забудьте о грамотном зонировании локации: от приветственной стойки и сценического пространства до зоны фуршета и лаунджа.

Напоследок, убедитесь, что площадка соответствует требованиям пожарной безопасности и санитарным нормам и может обеспечить вам охрану мероприятия по необходимости.

Последнее особенно важно, если вы проводите массовое событие на открытой локации, где планируются сотни гостей, или же наоборот, стремитесь к максимальной приватности и интимной атмосфере.

4. Детали
Последующие этапы плана по подготовке будут зависеть от специфики мероприятия. Возможно, нужно будет разослать приглашения СМИ, продумать дресс-код, подготовить брендированную фотозону, провести несколько репетиций с выступающими спикерами или артистами. Однако некоторые из деталей будут присутствовать с высокой долей вероятности вне зависимости от формата и масштаба праздника.

Во-первых, надо определиться с питанием: заказать банкетное обслуживание в ресторане или подыскать кейтеринговую службу, а также узнать о гастрономических предпочтениях и ограничениях аудитории праздника. Вы можете организовать юбилей с кофе-брейками и бизнес-ланчами, в виде коктейльной вечеринки с передвижным баром, с фуд-траками и мобильными станциями еды, где проводят кулинарные мастер-классы и т.д. Однако самые распространенные форматы по сей день: банкеты, фуршеты и барбекю (пикник).

Во-вторых, необходимо озаботиться техническим оснащением локации. Убедитесь, что у вас есть необходимое оборудование и оно настроено и подключено. Это акустические системы, проекторы, осветительные приборы и т.д. При работе на площадке фотографов и видеографов также убедитесь, что у них есть нужная техника и она находится в исправном состоянии.

Подумайте и о полиграфической продукции: она может быть и частью рекламы, и инструментом брендирования площадки, и вариантом подарка.

Последнее, о чем не стоит забывать при проведении корпоративного юбилея, это управление мероприятием. На ивенте обязательно должен присутствовать координатор, который будет помогать команде подрядчиков и обслуживающему персоналу. Он также будет решать форс-мажоры, напоминать о соблюдении графика подготовки и сценарного плана, собирать обратную связь от аудитории и т.д.

Ресторан или кафе
Гастрономическое разнообразие и индивидуальный подбор меню, уединенная атмосфера, возможность декора зала под тематику мероприятия — такие локации отлично подходят для торжественных ужинов и праздничных церемоний.

Конференц-зал
Такое пространство можно арендовать в бизнес-центре или гостиничном комплексе. Площадка подойдет для серьезных мероприятий с элементами лекций, дискуссий и презентаций. Огромным плюсом является то, что на таких локациях уже есть необходимая мебель и профессиональная техника для видеопоказов и живых выступлений.

Студия или лофт
Современный и стильный дизайн, удобная транспортная доступность, гибкие возможности декора — такие локации станут отличным местом для неформального празднования юбилея в кругу самих сотрудников, особенно если речь идет о креативной компании или стартапе с молодым коллективом.

Загородный коттедж или турбаза
Если хочется провести корпоративный день рождения в активном формате и на свежем воздухе, лучше площадок не найти. Обустроенная инфраструктура, красивые пейзажи, возможность продлить мероприятие на все выходные — эти локации идеальны для тимбилдингов и квестов.

Парк или площадь
Городские площадки подойдут для юбилея в том случае, если вы решили придать мероприятию широкую огласку и согласовали проведение общественного праздника с властями. В таком формате можно устроить масштабные конкурсы и лотереи, концерты и выставки.

Историческое здание
Музеи и усадьбы подойдут для небольших корпоративных юбилеев в определенной тематике. На такой локации можно организовать стилизованную вечеринку, бал-маскарад, интерактивную экскурсию с элементами квеста, иммерсивное шоу и т.д.

Теплоход
Панорамные виды с воды, приятная прохлада даже в сильную жару, удаленность от городской суеты — подобное мероприятие порадует креативным подходом и комфортом. Вы можете выбрать судно нужно вместимости, заказать кейтеринг и детально продумать маршрут. Кстати, прогуляться по водоему можно даже зимой: яхты ледового класса на специальных подушках справляются с такими путешествия на раз-два.

Тематическая вечеринка
Выберите стиль или сюжет, связанный с деятельностью вашего бизнеса или профессией, с историей компании или общим увлечением коллектива. Фотозона, кухня, дресс-код, музыкальное сопровождение — каждая деталь будет переносить вас в другую эпоху или даже вселенную.

Тимбилдинг
Командообразующие мероприятия могут проходить в формате разных активностей. Это могут быть спортивные соревнования, творческие мастер-классы, интеллектуальные квизы или квесты — прохождение испытаний по маршруту пешком, на велосипедах или авто. Такой корпоративный день рождения укрепит отношения в коллективе и поможет прокачать лидерские и исполнительные качества каждого сотрудника.

Семинар или конференция
Юбилей компании вполне можно совместить с просветительскими мероприятиями. Ваши сотрудники смогут поделиться знаниями и опытом не только друг с другом, но и со стажерами, партнерами, конкурентами, клиентами и всеми желающими.

Презентация или выставка
Используйте день рождения компании как повод ярко заявить о своих новинках в ассортименте. Пригласите покупателей и спонсоров и продемонстрируйте им свои преимущества в формате интерактива, с технологиями виртуальной реальности или в более классическом варианте выступления спикеров.

Работа над корпоративным юбилеем всегда требует большого внимания, бережного отношения к деталям и знания event-трендов. Какой бы формат ни был выбран, организаторской команде предстоит адаптировать его и к аудитории, и к самой компании.

Чтобы день рождения вашего бренда превратился в долгожданное событие, а не разочарование года, обращайтесь за его подготовкой к профессионалам.

Команда We event всегда готова помочь вам с воплощением самых креативных идей "под ключ". Мы готовы предложить вам как готовые юбилейные программы, которые неизменно пользуются большим спросом, так и разработку сценария и концепции ивента с нуля.